Par : Gérard BREGIER
Présentation générale
Le secrétaire du CHSCT, nous allons le voir ici, a un rôle important à jouer pour le bon fonctionnement du comité. Il reçoit les questions des autres membres et les porte à l’ordre du jour des réunions. Souvent, il diffuse l’information qu’il reçoit aux autres membres du CHSCT. Il établit, avec le président du CHSCT, l’ordre du jour des réunions. Il rédige les procès-verbaux des réunions. Il est dans une position importante, car en co-animant les réunions, il va donner une couleur particulière au CHSCT. Nous allons passer en revue l’élection du secrétaire, son rôle, ses missions particulières et les moyens dont il pourra disposer.
Le point juridique sur la question (textes, circulaire, jurisprudence)
L’article L. 236-5 prévoit dans son dernier alinéa que le secrétaire du CHSCT est désigné parmi les représentants du personnel et que l’ordre du jour de la réunion est établi conjointement par le secrétaire et le président du CHSCT.
L’article L. 263-2-2 sanctionne quiconque aura entravé ou tenté d’entraver le fonctionnement régulier du CHSCT.
L’article R. 236-8 précise les modalités de communication de l’ordre du jour et des pièces jointes.
L’article R. 236-11 précise les conditions de conservation des procès-verbaux de réunion, du rapport et du programme mentionné à l’article L. 236-4
La circulaire n° 93-15 du 25 mars 1993 relative à l’application de la loi sur les CHSCT, apporte le point de vue du ministère chargé du travail au :
Il. – Les modalités de fonctionnement
II.1. Décisions sur les modalités de fonctionnement et l’organisation des travaux.
II.2. Secrétariat.
Les recommandations tactiques et/ou stratégiques
La désignation
Pour un CHSCT qui se forme, l’élection de son secrétaire est un acte important. Des difficultés peuvent d’ailleurs apparaître dès ce premier acte fondateur du CHSCT. Le secrétaire du CHSCT est indispensable, il est même obligatoire. En effet, l’article L. 236-5 stipule qu’il est procédé par le comité à la désignation d’un secrétaire pris parmi les représentants du personnel. Le CHSCT ne peut pas, à notre avis, fonctionner valablement sans qu’un secrétaire ne soit désigné.
Le premier vote important du CHSCT est généralement consacré à cette élection interne, lors de la première réunion qui suit la désignation des représentants du personnel.
La majorité des présents
Le code du travail fixe dans son article L. 236-8 que les décisions du CHSCT
en ce qui concerne ses modalités de fonctionnement, l’organisation de ses travaux, et les résolutions qu’il peut être amené à adopter, sont prises (comme pour ce qui concerne les résolutions du CE) à la majorité des membres présents. L’élection du secrétaire du CHSCT aura donc naturellement lieu à la majorité des membres présents.
Le règlement intérieur du CHSCT peut prévoir (nous le verrons) qu’en cas de deuxième tour la règle de la majorité simple sera alors appliquée. En cas d’égalité, la règle du code électoral prévaudra et c’est le candidat le plus âgé qui sera déclaré secrétaire du CHSCT.
Une remarque importante doit être faite à propos des votes du CHSCT :
S’abstenir, dans les votes du CHSCT, ou même ne pas voter, revient à voter non. C’est un effet du vote à la majorité des membres présents. Pour s’abstenir réellement et ne pas influencer le vote du CHSCT, il ne faut pas participer au vote, et pour ne pas participer au vote, le seul moyen est de ne pas être présent, il faut donc sortir de la salle pour le temps du vote si l’on ne veut pas compter pour vote contraire à la décision ou à la résolution.
Le vote du Président
Au cours des votes du CHSCT, la participation ou non du Président est soumise à la règle générale, confirmée par les jurisprudences, qui veut que le Président ne vote pas:
- quand il consulte le CHSCT en tant que délégation du personnel,
- quand c’est la délégation du personnel qui s’exprime sur la politique de l’entreprise.
En fait, le Président ne devrait pas, par son vote contrarier la représentativité de la délégation du personnel qui indirectement est la voix des salariés à la sortie des urnes.
Nous pensons qu’en participant à la désignation du secrétaire le Président peut effectivement contrarier cette représentativité et en choisissant lui-même son principal interlocuteur parmi les représentants du personnel il modifie les équilibres sortis des urnes.
Dans de nombreuses entreprises, l’usage est que le Président laisse les représentants du personnel désigner eux-mêmes leur secrétaire.
Rôle et missions
Le secrétaire est en quelque sorte le porte-parole des représentants du personnel au CHSCT. Il est avant tout un représentant du personnel (c’est la seule condition d’éligibilité requise) et il le reste après son élection au poste de secrétaire. En effet, le secrétaire du CHSCT n’a pas voix prépondérante, il ne peut, ni ne doit rien imposer à ses pairs. Cependant, son élection le démontre, il a la confiance de la délégation du personnel, et souvent il doit jouer un rôle d’animateur et d’organisateur de l’activité du CHSCT. En qualité de secrétaire, il a mandat pour fixer, avec le chef d’établissement, l’ordre du jour des réunions. Il a aussi mandat pour établir le procès-verbal des réunions. Le secrétaire du CHSCT administre les affaire courantes du comité, c’est en fait l’interlocuteur principal du chef d’établissement, il parle au nom de la majorité des élus. Souvent le secrétaire se verra donner des mandats particuliers pour agir au nom du comité. Le code du travail ne fixe pas de durée au mandat du secrétaire. La question de son maintien ou de son remplacement, portée à un ordre du jour suffit pour le maintenir ou le remplacer par un vote à la majorité des membres présents.
Secrétaire adjoint
Le secrétaire du CHSCT peut être remplacé à tout moment car il n’y a pas de durée fixée à la fonction de secrétaire. Pour des absences de courtes durées il peut donc être facilement remplacer par un autre représentant du personnel. Cependant, pour la cohérence de l’action du CHSCT, et pour assister le secrétaire dans ses tâches, il peut être utile de nommer un secrétaire adjoint.
Le règlement intérieur du CHSCT pourra de toutes façons prévoir la procédure à suivre pour le remplacement du secrétaire si aucun secrétaire adjoint n’a été nommé.
Moyens
Le secrétaire du CHSCT reçoit du chef d’établissement les moyens de réaliser les missions qui lui sont confiées. En effet, l’article L. 236-3 du Code du Travail (loi du 31 décembre 1991) prévoit que le comité reçoit les moyens nécessaires à la préparation et à l’organisation des réunions. Ces moyens doivent notamment comprendre, au minimum, les moyens de dactylographie nécessaires, de reproduction, de transmission et de diffusion des procès-verbaux (par exemple : Des panneaux d’affichage, ou tout autre moyen adéquat de diffusion) et une documentation juridique et technique adaptée aux risques particuliers de l’établissement.
La loi n’impose pas à l’employeur de mettre un local à la disposition exclusive du CHSCT. Pourtant, le secrétaire du CHSCT doit disposer d’un endroit où classer ses documents et archives. Les représentants du personnel doivent disposer d’une salle équipée lorsqu’ils ont besoin de se réunir et de travailler collectivement. La sagesse des juges a amené la jurisprudence à définir le niveau d’équipement du comité en rapport avec celui des autres services de l’établissement.
Par exemple : Si, pour la reprographie, les différents services utilisent un photocopieur commun, le CHSCT ne pourra pas valablement prétendre à s’en voir attribuer un en propre ; Ou encore, si tous les services sont équipés d’ordinateurs individuels, l’employeur ne sera pas fondé à en refuser un pour le CHSCT.